PowerPoint et prise de parole en public: de l’échec en puissance à la puissance de l’outil

Avez-vous déjà assisté à une conférence sans PowerPoint ? Ou avez-vous déjà osé donner une conférence sans PowerPoint ? Dans les deux cas, la réponse est non. PowerPoint est devenu l’outil de référence en matière de présentation visuelle et il est rare de voir un orateur se passer de ce logiciel – ou d’un autre du même type. Reconnaissons qu’il peut être un formidable outil de communication mais il est souvent employé à mauvais escient et il n’est de loin pas toujours nécessaire.

Quelques principes de bon sens s’appliquent, à commencer par la place que vous souhaitez accorder à l’aspect visuel de votre présentation. Il m’est arrivé assez souvent de me lancer directement dans la préparation de mes slides, avant même de définir le fil rouge de mon discours. C’est évidemment une erreur – et je crois qu’elle est partagée par pas mal de monde. Le conseil utile est de préparer votre conférence sur un bout de papier ou en jetant des notes et des idées sur votre ordinateur mais de ne pas commencer par le mauvais bout en créant vos diapositives directement. Dans le meilleur des cas, PowerPoint renforcera votre présentation orale, il sera un exhausteur de goût mais n’oubliez jamais que vous êtes l’acteur principal, vous êtes la personne qu’on est venu écouter. Personne dans l’assemblée n’est venu admirer un diaporama, aussi beau soit-il. A partir du moment où votre présentation fonctionne sans PowerPoint, c’est le bon point de départ pour commencer à le créer.

Il y a quelques mois, une amie photographe m’a décrit le cours qu’elle venait de donner à des gens qui s’initiaient à la photographie. Etant particulièrement inquiète de parler en public, elle avait basé son cours sur un PowerPoint afin que ses élèves « la voient la moins possible », selon ses mots. Au bout de 2 heures de cours dans l’obscurité et une centaine de slides, elle avait remarqué que certains élèves s’étaient assoupis. Hormis ce détail, elle avait réussi à surmonter l’obstacle de la prise de parole en évitant le regard du public sur elle et en le détournant sur sa présentation visuelle. Elle en était fière, cela lui paraissait un assez bon compromis pour poursuivre ses formations – et gagner sa vie. A cet égard, je la félicitai d’avoir franchi l’obstacle mais lui suggérai aussi d’être attentive aux dormeurs.

J’aime bien cet exemple car il illustre ce qu’il faut éviter, que PowerPoint prenne votre place. Dit autrement, n’utilisez jamais PowerPoint pour contribuer à votre disparition.

Dans le cas de cette amie, il n’était pas erroné de se servir d’une présentation visuelle puisqu’elle dispensait un cours de photographie. L’erreur, par contre, fut de plonger la salle dans le noir, de multiplier les diapositives et de l’entendre parler en voix off, un cocktail propice à l’endormissement.

Il existe d’autres types d’utilisation maladroite. L’une d’elles est de remplir de texte les diapositives, en général le même que celui qui est prononcé oralement. Cela arrive justement quand vous préparez votre présentation directement sur PowerPoint, qui ne sert plus à communiquer visuellement ce que vous avez à dire mais qui se transforme en logiciel de prise de notes. Dernièrement, je participais à un jury pour une remise de master. Un étudiant nous a présenté son brillant travail. Et comme je l’avais lu, je m’attendais à ce qu’il nous expose ses principales conclusions et les ouvertures potentielles de sa recherche. A l’inverse, il s’est fendu d’un présentation dont les slides reproduisaient des pages entières de son mémoire de master. Cela n’a pas suffi à le priver de la note maximale mais il s’en est fallu de peu.

Utiliser trop de texte dans les présentations visuelles est un cas de figure très fréquent. Il entraîne au moins trois conséquences néfastes. La première est que l’orateur lise sa présentation en se servant de l’écran comme d’une feuille de papier. Et cela n’est pas bon parce qu’il n’est jamais agréable d’assister à la performance dorsale d’un conférencier. La deuxième conséquence est que le public lise votre présentation plus vite que vous, cette concurrence vous étant défavorable car vous auriez pu vous passer de venir. Et la troisième est que vous auriez pu utiliser toutes ces heures de travail pour préparer votre présentation orale plutôt que de peaufiner le graphisme de votre PowerPoint. Encore une fois, personne n’est venu vous voir pour vous lire.

Une autre erreur consiste à multiplier les diapositives. L’idée selon laquelle toutes les idées méritent un slide mérite surtout de disparaître de votre tête. Le dynamisme que vous pensez créer en saturant l’espace d’images, l’étonnement et l’admiration que vous êtes sûrs d’obtenir par ce biais risquent surtout de provoquer de l’ennui, voire de l’agacement parce qu’on trouvera votre étalage visuel assez prétentieux. Pensez à ces films d’action survitaminés, où les poursuites s’enchaînent les unes après les autres mais qui finissent par vous donner envie de boire un verre en terrasse. Alors qu’un bon film d’action sait varier les rythmes, jouer les contrastes entre une fusillade et une langoureuse scène d’amour. On ne vous demandera pas de faire de même mais pensez au fait que le public qui assiste à votre conférence a besoin de digérer ce que vous lui présentez. Et pour cela, donnez lui de l’air et des moments sans images.

Quand j’ai commencé à utiliser PowerPoint, il m’arrivait de prévoir 50 à 60 diapositives pour 30 minutes de présentation, soit une diapositive chaque 30 secondes. C’est beaucoup trop ! Dans mon esprit, secrètement, je faisais cela pour me rassurer, pour être sûr d’avoir assez de matière (un grand trait commun à toutes celles et ceux qui n’ont pas confiance en eux) alors que l’effet produit par cette abondance d’images devait suggérer à l’inverse ma prétention.

Ne faites pas non plus l’exact contraire, soit tenter de tout condenser en quelques diapositives, vous risqueriez de les charger inutilement. Choisissez les point que vous souhaitez mettre en avant et que vous pourrez illustrer avec le plus de force. N’oubliez pas que PowerPoint est un outil visuel, pas textuel, et que toutes les images que vous diffuserez doivent être complémentaires de l’élément le plus important du moment: vous.

Quand vous réalisez votre PowerPoint, pensez aussi au fait que vous êtes devant votre écran mais que l’échelle d’une projection n’est pas la même. Des mots trop petits ou beaucoup d’éléments sur une même diapositive seront illisibles. Pas fameux non plus de voir votre auditoire plisser les yeux pendant que vous parlez. N’ayez pas peur de concevoir de grandes photos, de grands graphiques avec le moins de fioritures possibles, qui sont autant d’éléments perturbateurs pour le regard.

En assistant à certaines présentations chiffrées, par exemple la présentation d’un budget ou des comptes d’exploitation, je me suis quelques fois demandé si le fait de charger les diapositives de tableaux excel minuscules n’avait pas pour but de cacher les mauvais résultats. Le problème avec ce genre de pensées est que même si ce n’était pas le but de l’orateur, le seul fait qu’elles apparaissent dans la tête du public vous fera perdre des points.

PowerPoint peut devenir un allié redoutable si vous l’utilisez avec intelligence et sobriété.

1. Privilégiez les images plutôt que les mots. Si vous devez absolument mettre quelque chose d’écrit, privilégiez les mots-clés ou des expressions percutantes
2. Utilisez des diapositives noires quand vous souhaitez que les auditeurs reviennent vers vous. Cela montrera que vous maîtrisez votre présentation et évitera de laisser sur l’écran une image qui n’a rien à voir avec ce que vous êtes en train de dire
3. Alternez le type d’images projetées: une photo, une citation, un graphique, un mot
4. Parlez au public, jamais à l’écran. Ne découvrez pas les nouvelles diapositives au moment où elles apparaissent mais apprenez bien leur ordre de passage sans avoir besoin de les regarder
5. Soyez simples dans les couleurs utilisées, privilégiez les contrastes et n’alourdissez pas votre présentation des multiples gadgets visuels que le logiciel vous offre – animations, fondu enchaîné, etc. Pensez également au fait que si votre PowerPoint est très lumineux, il vous fera de l’ombre
6. N’hésitez pas à garder des images « ouvertes », qui n’illustrent pas littéralement votre propos mais qui dialoguent avec votre discours ou en prennent le contrepoint

Une excellente conférence de David JP Philips sur l’utilisation de PowerPoint, TEDx StockholmSalon, 2014